Je commence fréquemment les formations d’initiation à l’archivage numérique par un petit jeu au cours duquel je demande à chaque participant d’écrire en une phrase une définition de la dématérialisation. Le résultat est généralement intéressant et nous permet de dévoiler toute l’ambiguïté du terme.
Si la dématérialisation est d’abord une affaire bassement matérielle comme nous le rappelle la définition proposée par Wikipédia, dans les faits, le passage au numérique (périphrase un peu longue mais sans doute plus juste que « dématérialisation ») induit à long terme un bouleversement majeur de l’organisation des processus métier ainsi que des humains qui mettent en œuvre ces processus.
Pour illustrer cette idée, on peut regarder l’organisation de la fonction « finances » au sein des administrations publiques depuis le passage au PES v2. Vingt ans après sa mise en œuvre, on peut estimer que la dématérialisation des titres et mandats est en voie d’achèvement et on peut mesurer à quel point elle a modifié en profondeur l’organisation de cette fonction et le déroulement des processus comptables dans les administrations qui l’ont mise en œuvre.
Je modélise généralement ces évolutions par une boucle de rétroaction qui se présente de la façon suivante :
Pourquoi est-il important pour l’archiviste de connaître et de comprendre cette boucle ? D’abord parce qu’elle permet d’identifier rapidement où en est un producteur dans ce grand projet de transformation induit par la dématérialisation, d’en mesurer la temporalité (un projet de dématérialisation achevé, c’est sans doute un cycle de 15 à 20 ans…) et d’en comprendre les difficultés.
Mais, surtout, elle permet d’interpréter les archives (entendues ici au sens de traces du processus métier) à l’aune de ces changements et de mieux comprendre ce qu’il est parfois si difficile d’appréhender : l’hybridité, les retours en arrière, les documents signés n’importe comment, les dossiers qui s’étiolent…
Pour bien évaluer les archives numériques, il ne s’agit donc pas de constater que le service producteur est passé d’un registre papier à des cartes perforées puis à une base de données. Il s’agit de comprendre comment le processus métier évolue sous la pression des évolutions technologiques et d’interpréter les traces que sont les archives dans ce contexte évolutif.
Un clin d’œil pour illustrer cette boucle avec un cas d’usage que nous connaissons bien : les services d’archives, informatisés depuis assez longtemps maintenant, sont eux-mêmes en plein dans le bas de la boucle de rétroaction. Nos pratiques sont mouvantes, on s’interroge, on se forme, on revoit nos outils méthodologiques et cela a des impacts sur nos processus métier, nos pratiques, et même, pour les plus avancés en la matière, sur l’organisation des services !
SR
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