Gouvernance de l’information et collecte des archives : meilleures amies ou sœurs ennemies ? (1/2)

Cet article est un écho de l’intervention que j’ai proposée lors des Journées d’études 2026 de l’Association des archivistes français qui étaient intitulées « Archives et gouvernance : luxe ou nécessité ? ».

Depuis longtemps, les archivistes tournent autour d’un nœud confus sur les questions « de gestion et de gouvernance des données et documents ». D’ailleurs, j’emploie cette longue périphrase pour évoquer une réalité qui n’a pas de vocabulaire bien précis : on a beaucoup utilisé la notion de records management en profitant de son flou, on aime à parler aujourd’hui de gouvernance des (de la ?) données, voire de l’information. Et, ce qui est encore plus symptomatique à mon sens, c’est qu’on en parle beaucoup mais qu’on a souvent du mal à voir opérationnellement ce que ça donne.

Comme l’introduisait très bien l’appel à communication de cette journée d’études, on sent bien que les archives « sont, par nature, intimement liées à la bonne gouvernance des organisations » et, dans le même temps, que leur place dans les dispositifs de gouvernance n’est pas au niveau. Ce sujet m’a interpellée et, lors de mon intervention, je l’avais exploré sous trois angles : les normes, les pratiques, les causes. Nous traiterons des normes et des pratiques dans ce premier article et des causes dans une deuxième partie.

Les normes et la littérature professionnelle

Sur les normes, un petit tour de salle éloquent a rapidement montré que peu d’archivistes présents connaissaient la norme ISO 24 143 (et vous ? sans tricher ?). Pourtant, il s’agit de la dernière norme publiée en matière de gouvernance de l’information (2022). Au contraire, plus les normes étaient anciennes comme l’ISO 15489 (version française de 2002), mieux elles étaient connues, l’ISO 30 300 (années 2010-2011) constituant un intermédiaire.

D’autres normes ont, quant à elles, complètement disparu de la circulation, comme MoReq (qui a pourtant connu plusieurs versions entre 2001 et 2010) ou ICA-Req (normalisée ISO sous le numéro 16175, en 2008 puis 2010), faute d’implémentation dans les outils.

Une revue rapide de la littérature professionnelle tend à montrer que le sujet de la gouvernance a beaucoup bouillonné dans la décennie 2000-2010 mais sans connaître de réel héritage ensuite (1).

Les pratiques

Parallèlement, les années 2010 marquent le début du développement de l’archivage numérique à plus grande échelle que ce qui avait pu être fait jusque-là sur des prototypes (Pil@e) ou à l’échelle de services uniques et spécialisés (le système Constance aux Archives nationales).

La première « bible » de l’archivage numérique – Françoise BANAT-BERGER, Laurent DUPLOUY et Claude HUC, L’archivage numérique à long terme : les débuts de la maturité ?  – date ainsi de 2009.

C’est une époque où l’on imagine que tous les versements vont être automatisés via des connecteurs qui vont être développés dans les applications métier : on en trouve trace dans le Standard d’échange de données pour l’archivage (modèle transactionnel), c’est le modèle développé pour l’archivage des flux @ctes et PES, c’est le moment où l’on travaille sur des profils dits « génériques » dont on se rendra bientôt compte qu’ils mènent à des impasses.

Dans cette logique et dans la suite de la norme ISO 15489, c’est aussi l’époque où l’on investit beaucoup le records management avec cette idée qu’il faut « infiltrer » les DSI et remonter la chaine de production très en amont, voire intervenir fermement dans la « gouvernance » du système d’information, des données…

Les résultats

Les résultats de cette démarche sont paradoxaux :

• Dans de nombreux cas de figure, les relations avec les services informatiques se sont accrues et ont permis de partager le constat de problématiques communes autour de la maitrise de la donnée : nous en récoltons les fruits aujourd’hui ;
• Certains archivistes ont été très loin sur le sujet, au point de se retrouver parfois « chef de projet dématérialisation », concentrés sur l’évolution des processus métier à en oublier les objectifs initiaux de collecte et d’archivage ;
• Dans le même temps, des collectes numériques qui stagnent (notamment en automatisation parce qu’on se rend compte que ce n’est pas si simple), des opérations de gestion documentaire qui ne donnent pas les résultats escomptés et des archivistes parfois en crise d’identité parce qu’ils finissent loin de leurs bases.

Les archivistes ne sont pas les seuls à se heurter au sujet de la gouvernance. Il y a eu d’autres vagues avec l’open data puis avec le RGPD sur lesquelles nous ne pouvons pas nous attarder ici. Ce qui est très intéressant avec ces sujets, c’est que ce sont des sujets qui ont une très forte actualité à un moment donné, ils concentrent les énergies, ils mettent en lumière ce qu’il faudrait faire en matière de gouvernance de la donnée mais, dans la plupart des cas, le sujet retombe assez vite, achoppant généralement sur des problèmes de gouvernance puis de mise en œuvre technique.

Combien d’organisations dans lesquelles le registre des traitements a été rédigé puis qui achoppent quand il s’agit de commencer à travailler sur le cycle de vie des données et à aller dans l’opérationnel ?

SR

Merci pour votre lecture! Une deuxième partie de cet article est à suivre.

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(1) Je reconnais néanmoins volontiers que cette affirmation mériterait d’être approfondie par une étude systématique que je n’ai pas le temps de mener dans mes fonctions actuelles. Avis aux amateurs !