21 décembre 2021

Pas à pas de GASPAR

Bienvenue sur la documentation pas à pas de GASPAR.

GASPAR, Générateur Automatisé de SEDA pour profils d’archivage, est un outil en ligne qui vous permet de rédiger un profil d’archivage puis de l’exporter au format RNG dans la version du SEDA de votre choix.

La documentation disponible dans cette page explique comment utiliser GASPAR pour rédiger un profil. Toutefois, cela impose d’avoir au préalable défini les caractéristiques archivistiques et techniques de ce profil. Pour vous guider dans ce travail, vous pouvez vous reporter au Manuel de préparation des versements numériques. Enfin, l’utilisation de GASPAR suppose de connaître les bases du SEDA. Reportez-vous à la page SEDA si nécessaire.

Vous pouvez naviguer dans les différentes étapes via la zone de contextualisation présente à droite.

Comment puis-je vous aider ?

S'identifier sur GASPAR

GASPAR dispose d’une fonctionnalité de gestion des droits qui permet aux utilisateurs identifiés de travailler sur des contenus visibles seulement par eux (mode brouillon).

Si vous accédez à GASPAR sans identification, vous avez la possibilité de consulter les contenus créés et publiés par d’autres utilisateurs en cliquant sur la tuile « Voir les profils publiés ».

IdentificationGestion du compte
Création d'un accès

Si vous souhaitez créer vos propres profils, il est nécessaire de vous créer un compte en cliquant sur la tuile "Se créer un compte".

Laissez-vous guider !

Le formulaire d'inscription doit être complété et une adresse de messagerie valide doit être fournie.

Elle est nécessaire pour valider le compte.

IdentificationConnexion au service
Accès à GASPAR

Cliquez sur le lien de validation reçu par mail qui vous redirigera vers GASPAR.

En cliquant sur la tuile "S'identifier" ou l'icône du même nom du menu de gauche, renseignez vos informations de connexion.

Vous êtes connecté !

Gérer les référentiels

GASPAR intègre différents types de référentiels dont les valeurs peuvent être utilisées lors de la rédaction des profils d’archivage. 

Les documents type permettent de rédiger des modèles d’arborescences de description réutilisables dans divers profils d’archivage.

Les notices d’autorité permettent de décrire les acteurs SEDA déclarés dans les profils d’archivage. Cette fonctionnalité est compatible avec le standard XML-EAC. A partir de GASPAR, vous pouvez rédiger vos notices d’autorité ou les importer en XML-EAC. 

Les vocabulaires permettent de mettre à jour l’ensemble des valeurs utilisables dans certains champs SEDA de référence. Par défaut, des vocabulaires sont enregistrés sur la plateforme et peuvent être réutilisés directement dans les profils dans l’onglet du même nom

Créer un profil d'archivage

Maintenant que vous êtes identifié.e et que vous avez paramétré vos référentiels, vous pouvez vous lancer dans la rédaction de votre profil en déroulant les étapes décrites ci-dessous.

Attention, l’utilisation de GASPAR de peut intervenir qu’après une phase d’analyse des besoins métier, archivistiques et techniques. En outre, cette section constitue un premier tour d’horizon des capacités du service. Elle ne dispense pas d’une formation détaillée à l’outil

Les métadonnées générales

Pour répondre aux besoins de modélisation archivistique, GASPAR vous propose de renseigner les métadonnées de transport disponibles dans le SEDA. Pour ce faire, suivez les étapes décrites ci-dessous.

Profil d'archivageInformations générales
Création du profil

Connecté.e, vous pouvez créer un nouveau profil en cliquant sur le bouton "créer un nouveau profil" pour accéder à un formulaire de description générale.

Parmi les critères de configurations GASPAR, vous demande si vous voulez créer un profil simplifié ou complet. Le second mode permet de modéliser l'exhaustivité du SEDA 2.1. Le premier permet de produire des profils en SEDA 0.2 et 1.0 en plus du 2.1.

Enfin, GASPAR vous demande si vous souhaitez inclure la description technique des objets de données dans des groupes d'objets SEDA. Ce choix est à réaliser en fonction de votre SAE de destination.

Profil d'archivageInformations de transport
Choix de référentiels

En mode complet, vous avez la possibilité de choisir les référentiels utilisés dans votre profil parmi les listes présentes dans GASPAR. En mode simplifié, les référentiels sont sélectionnés par défaut pour faciliter l'opération de rédaction.

En cliquant sur l'onglet "vocabulaires", vous pouvez modifier les propositions faites par défaut pour répondre à vos besoins.

Profil d'archivageConceptualisation archivistique
Cardinalité et documentation

GASPAR permet de définir la cardinalité des métadonnées et d’indiquer, pour chaque nœud, les occurrences possibles d'une information présente dans le profil (facultative, obligatoire, unique et répétable). Il est à noter que le service ne vous permet pas de renseigner une cardinalité interdite par le SEDA.

Par ailleurs, le générateur vous permet d'ajouter des éléments de documentation de chacune des métadonnées que vous décidez d'utiliser dans votre contexte. Ces éléments ne servent pas de base de contrôle mais peuvent être utilisés pour documenter les choix de modélisation.

Les métadonnées de description et la définition des arborescences

Dans GASPAR, vous pouvez représenter un plan de classement archivistique (dossier type) conformément à la norme de description ISAD-G et associer des métadonnées descriptives à chaque niveau de description.

 

 

Profil d'archivageMétadonnées de description
Définition des unités d'archives

A partir de l’onglet « unités d’archives », vous pouvez définir des niveaux de description archivistique correspondant au plan de classement attendu pour votre versement. Le SEDA décompose ces niveaux en unités d'archives.

Vous pouvez ajouter autant de niveaux que nécessaire en cliquant sur "ajouter une nouvelle unité d'archives".

Le service vous donne alors accès à un nouveau formulaire permettant de renseigner les métadonnées descriptives de base pour ce niveau de description.

Profil d'archivageMétadonnées de description
Gestion de l'arborescence

GASPAR distingue le titre de l'unité d'archives (Title SEDA ou titre dans l'interface) du libellé de l'unité d'archives.

Ce dernier est obligatoire et doit contenir la référence à la notice de description qui s'affiche dans l'arborescence du profil.

Quant au titre, il correspond à la valeur métier du plan de classement archivistique. Ce dernier peut ne pas être renseigné.

Dans l'exemple présenté dans les captures, le libellé "Année budgétaire" doit être considéré comme une information de documentation. L'intitulé archivistique n'est pas contrôlé sur le plan sémantique (et donc vide) car il sera systématiquement différent.

Les métadonnées de gestion et techniques

Dans votre profil d’archivage, vous pouvez également avoir besoin d’identifier des objets de données correspondant aux archives décrites au cours d’un versement ou d’appliquer des règles de gestion archivistiques à tous les niveaux de description. Cette section décrit comment renseigner ces blocs de métadonnées dans GASPAR.

Profil d'archivageMétadonnées de gestion
Déclaration des règles de gestion

Pour répondre aux besoins de gestion archivistique, l’onglet « Gestion »vous permet de déclarer les règles que vous souhaitez appliquer.

Les différents blocs de métadonnées du SEDA sont disponibles en mode complet.

Il est à noter que les règles de gestion sont disponibles à tous les niveaux de description.

Profil d'archivageMétadonnées techniques
Référence des objets de données

La structure permettant de référencer les objets de données est différente selon les versions de SEDA utilisées. GASPAR étant compatible avec différentes versions du standard, le référencement des objets de données s'adapte selon que vous utilisez le mode de saisie simplifié ou complet.

Dans le mode simplifié, les objets de données doivent être renseignés en contexte dans les unités d'archives.

Dans le mode complet, vous devez décrire les objets de données dans l'en-tête du profil d'archivage et les référencer en contexte dans les unités d'archive.

Pour créer des objets de données, il vous suffit de cliquer sur le lien dans l'onglet « objet-données » et de vous laisser guider par le formulaire. Attention, il est nécessaire de choisir la manière dont les fichiers seront référencés dans le bordereau SEDA grâce à la métadonnée "chemin vers l'objet".

Les objets de données s'affichent en marron dans le plan de classement généré par GASPAR.

Exporter et publier un profil d'archivage

A la fin de votre travail de saisie, vous pouvez récupérer plusieurs livrables, parmi lesquels la documentation produite et les exports en RNG. Par défaut, GASPAR utilise le mode de saisie « brouillon » qui cache le profil à la communauté. Cependant, vous pouvez décider de publier vos profils sur la plateforme.

Export du profil
Génération d'un fichier RNG

A la fin de votre travail de rédaction d'un profil, vous pouvez exporter un profil au format RNG en cliquant sur le lien dans le menu de droite.

Vous pouvez également récupérer la documentation disponible au format HTML.

Si vous souhaitez obtenir une version plus visuelle de votre profil, il est toujours possible d'importer l'export RNG dans la SEDABox.

PublicationValidation d'un profil
Partage d'une ressource

A la fin de votre travail de rédaction d'un profil, vous avez la possibilité de le publier en cliquant sur la fonction disponible dans le menu de droite.

Dans ce cas, il sera visible par tous les utilisateurs du service.

En savoir plus sur le SEDA

La prise en main de GASPAR est conditionnée par une bonne connaissance du SEDA. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la page dédiée sur le Hub ou assister à notre prochaine formation SEDA.