Que peut-on dire des arborescences bureautiques, blob numérique ?

Depuis que nous avons compris qu’après les flux PES v2 et @ctes, l’automatisation n’irait pas toujours de soi, les archivistes ont souvent jeté leur dévolu sur les arborescences bureautiques, nouvel eldorado de la collecte. Pourtant, ces objets souvent très volumineux, aux ramifications parfois tentaculaires et qui ont une forte tendance, tel le blob, à une auto-génération hors de contrôle nous amènent régulièrement dans des impasses archivistiques ou, a minima, à des collectes très décevantes. Alors, que peut-on dire de ces fameuses arborescences ?

Pourquoi les arborescences intéressent-elles tant les archivistes ?

Plusieurs explications me semblent pouvoir être avancées, certaines métier, d’autres techniques.

1. Les arborescences sont un objet technique « facile » (du moins à première vue) dans le sens où tout un chacun en manipule tous les jours et où on a l’impression de pouvoir presque les toucher du doigt (il est plus simple de se promener dans une arborescence, avec ou sans outil, que d’explorer les données brutes d’une base de données).
2. Les arborescences ressemblent fort aux dossiers suspendus que nous connaissions bien dans le monde physique. On pourrait donc imaginer passer tranquillement de « un service, une armoire, des dossiers, des archives » à « un service, une arborescence, des dossiers, des archives ».
3. Les arborescences sont généralement une organisation de dossiers et sous-dossiers qui ressemble elle aussi beaucoup à un plan de classement. Les outils de préparation de versement que nous utilisons aujourd’hui se basent d’ailleurs beaucoup sur cette idée puisqu’en général ils récupèrent l’arborescence pour en faire le plan de classement du bordereau SEDA.

Ce qu’il ne faut pas oublier

Après pas mal d’expériences de collecte bureautique, parfois douteuses, il me semble nécessaire de rappeler deux points fondamentaux avant toute aventure dans une arborescence :

• Une arborescence n’est rien d’autre qu’un ensemble technique de dossiers et de fichiers. Selon les services, les personnes, les contextes, cet ensemble est plus ou moins organisé et peut contenir – ou non – des documents susceptibles d’être archivés. L’arborescence n’est pas un objet archivistique « en soi ». Pour qu’elle le devienne, il faut remplir plus de conditions ;
• Sans guide, je n’y vais pas : l’arborescence est avant toute autre chose, l’outil de travail du producteur et il est le seul à en avoir les clés (même si, parfois, il les a perdues). Cet outil de travail se double d’un espace de stockage (comme l’étaient nos armoires précitées) mais il présente généralement deux caractéristiques intéressantes à observer :

1. Il a, la plupart du temps, été déployé sans aucune consigne d’usage, charge à chacun de répartir ses objets documentaires entre l’arborescence partagée, son propre poste, un « Sharepoint », une GED, un intranet, un « espace projet »… Certaines équipes s’organisent et se donnent des règles d’usage internes, la plupart pataugent.
2. Cet outil est parfois utilisé depuis (très) longtemps et on y retrouve donc des strates administratives fossilisées dont plus personne n’a la mémoire et qui sont parfois même dans des espaces « en attente de décommissionnement ».
3. Beaucoup de services ont vécu dans l’illusion d’un espace illimité permettant de « tout garder au cas où » et, surtout, de ne faire aucun tri dans ces strates fossilisées… Alors, si archives il y a, autant dire qu’elles sont sans doute bien cachées !

Conclusion (provisoire)

Ce qu’on peut surtout dire des arborescences bureautiques, c’est qu’elles sont piégeuses : elles ressemblent à beaucoup d’objets connus mais elles ont pourtant des caractéristiques qui leur sont propres. C’est pourquoi, sauf exception très bien qualifiée (et encore!), je pense pour ma part qu’il n’est ni souhaitable ni efficace de les collecter en partant de l’arborescence elle-même. Je donnerai prochainement un cas d’usage pour illustrer le type d’impasse auquel cela peut mener et comment on peut en sortir.

SR

Merci pour votre lecture!

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