Gestion documentaire, évaluation des archives et préparation des versements : comment le numérique atomise la chaine archivistique

Au sein de mintika, nous sommes aux premières loges pour observer les impacts du numérique sur l’organisation et la place des services d’archives. Le nombre et la variété des projets que nous accompagnons nous permet, au-delà de la diversité des situations, de voir se dégager un certain nombre de tendances qu’il est intéressant d’analyser.

Concernant la chaine archivistique, deux constats parallèles me semblent s’imposer : on observe d’une part une atomisation de la chaine archivistique que je vais détailler dans cet article et d’autre part une compression temporelle de celle-ci, j’y reviendrai prochainement.

Atomisation ?

Par la complexification des tâches qu’il induit, le numérique tend à spécialiser et à individualiser les différentes étapes de la chaine archivistique, tout en distendant progressivement les liens entre ces étapes.

Prenons un exemple : dans le monde physique, la première étape de la chaine archivistique est classiquement la collecte qu’on a au fil du temps étirée vers le conseil et le contrôle. Dans le monde numérique, la pratique et l’expérimentation finissent par imposer plusieurs constats :

• Le volet conseil s’éparpille désormais en une myriade d’actions, qui n’ont d’ailleurs pas toujours de lien logique entre elles et dont le lien-même avec les archives finit parfois par devenir très ténu : organiser un cleaning day, définir l’arborescence d’une GED, accompagner un projet de numérisation pour éliminer les dossiers papier, gérer le cycle de vie des données dans une application métier, nommer les fichiers, etc. Pour ma part, j’ai tendance à désigner de plus en plus souvent ces tâches sous le terme de « gestion documentaire », ce qui permet à la fois de les valoriser et de les qualifier, notamment auprès des services producteurs (1).
• Le volet collecte se voit quant à lui séquencé, dans le temps et par nature, en des tâches qui pouvaient auparavant se faire dans un seul geste : les volumes numériques nous obligent à penser, au-dessus des traditionnels tableaux de gestion, des politiques de collecte drastiques en matière d’évaluation et de sélection à l’échelle macroscopique, les versements numériques deviennent des projets qui mobilisent des équipes pluridisciplinaires, nécessitent cadrage et expression de besoins, reposent sur des spécifications et une technicité qui ne peut plus relever du seul producteur, la préparation des données et l’ingest induisent une ingénierie, automatisée ou non, qui devient une tâche à part entière et réclame des compétences particulières.
• Et je ne parle guère ici du contrôle, notamment scientifique et technique, qui ne sait plus guère à quel saint se vouer entre bordereaux d’élimination à la pièce d’arborescences énormes et audits de numérisation impliquant des sujets parfois assez éloignés des archives.

Le vocabulaire illustre cette atomisation : nous ne cessons d’inventer de nouvelles expressions – en recourant souvent à l’anglais comme je l’ai fait ci-dessus – pour désigner des réalités qui, jusqu’à présent, existaient à l’état latent mais n’avaient pas besoin d’être à ce point individualisées et nommées : des termes comme « projet de préparation de versement numérique », « cleaning day« , « scénario d’archivage », « politique de collecte » sont des termes récents dont nous avons besoin pour désigner ces nouvelles réalités numériques (mais qui, dans une boucle de rétroaction déjà décrite, pourraient tout aussi bien désigner des réalités papier).

Existe-t-il encore un lien entre les atomes ?

Si la chaine se complexifie et s’atomise, la question du lien entre les atomes se pose. La réponse est sans doute subtile. Mon analyse actuelle sur ce sujet (mais j’ai évolué sur ce point ces dernières années et ce n’est sans doute pas terminé) est que nous passons d’un lien de causalité à un lien d’intérêt. Je m’explique :

• Dans le monde papier, je classe bien mes dossiers, je les identifie, je les range, le versement va arriver comme une suite logique de ce travail. Je caricature bien sûr et ne méconnais pas la réalité des situations de terrain mais tout de même le lien de cause à effet entre bonne gestion documentaire et travail d’archivage facilité est assez simple à expliciter, sinon nous n’aurions pas tant investi dans les tableaux de gestion.
• Dans le monde numérique, la multiplicité des points de capture, la complexité des processus et la technicité du versement fait qu’une gestion documentaire impeccable ne garantit nullement la capacité à verser et que, inversement, même dans des contextes documentaires chaotiques, on sait verser et parfois même facilement. En nous obligeant à passer à une collecte active et hyper sélective, le numérique tend à casser le lien entre les archives collectées et leur environnement documentaire de production et donc avec la nécessité d’une gestion documentaire saine.
• Le problème alors est que, ce faisant, les archivistes s’éloignent des producteurs. Paradoxalement, la gestion documentaire devient un trait d’union entre le producteur et l’archiviste, un service donné (la gestion documentaire) pour un service rendu (les archives collectées) et une façon, pour le service d’archives de conserver visibilité et légitimité, un lien d’intérêt donc.

La conclusion de cet article ne peut être autre que la question des moyens : si la gestion documentaire ne garantit pas la collecte, quels moyens faut-il y consacrer ? comment doser l’effort pour répondre aux besoins toujours plus pressants des producteurs en matière de gestion documentaire tout en s’assurant de consacrer suffisamment de temps et d’énergie aux versements ? La quadrature du cercle…

SR

(1) on gagnerait toutefois à travailler collectivement à une nomenclature de ces sujets !

Merci pour votre lecture!

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