Gouvernance de l’information et collecte des archives : meilleures amies ou sœurs ennemies ? (2/2)

Cet article est la suite d’une première partie que vous pouvez trouver ici.

Dans un article précédent, nous avons posé un certain nombre de constats sur la distorsion entre les normes, les pratiques et les résultats de la gouvernance de l’information. On peut s’interroger sur les causes cette distorsion.

Les causes

Il y a en a beaucoup à explorer mais, pour ma part, j’en vois au moins quatre :

1. Le sujet de la donnée est devenu un sujet très concurrentiel. De nombreuses obligations et contraintes viennent en effet s’agréger sur la question des données : sécurité informatique, protection des données à caractère personnel, usages multiples, réutilisation, archivage… Ces sujets s’articulent mal les uns avec les autres, que ce soit sur le plan réglementaire ou sur le plan technique. Ils sont parfois même en contradiction ! De fait, une gouvernance qui les articulerait tous relève de la gageure.
2. Un sujet multi-acteurs. Producteurs, usagers, prescripteurs (archivistes, DPO, RSSI), opérateurs (DSI, éditeurs, intégrateurs…) : la mise en œuvre opérationnelle des sujets de gouvernance est dépendante d’une chaîne d’acteurs nombreux et qui n’ont pas nécessairement l’habitude de travailler ensemble. Pour les archivistes, il faut s’habituer à ne plus être le seul professionnel sur le terrain, comme cela a presque toujours été le cas sur le papier.
3. L’éclatement des processus de travail dans le temps, dans l’espace, entre les agents, entre les outils rend parfois difficile leur lisibilité, y compris pour celles et ceux qui sont censés les mettre en œuvre. Difficile, sans cette compréhension, de travailler sur la gouvernance.
4. Enfin, l’augmentation exponentielle des volumes produits rend toute mise en œuvre opérationnelle extrêmement complexe, d’autant que, partout, on a laissé pendant deux décennies s’accumuler et se stratifier des monceaux de données et documents plus ou moins organisés.

Conclusions provisoires

Que peut-on tirer de tout cela ? Depuis quatre – cinq ans, la collecte numérique commence à décoller pour de bon, un peu partout sur le territoire. A cette occasion, on peut poser trois constats :

• L’identification, l’évaluation et la sélection puis la préparation des archives numériques sont des sujets bien spécifiques qui se sont largement individualisés des sujets de gouvernance et de gestion documentaire et s’en sont parfois même complètement détachés. La chaine archivistique s’atomise (ce sera le sujet du prochain article) ;
• En matière d’archivage numérique, c’est une vision OAIS et 42-013 qui l’a emporté, rendant caduque la vision qui était imaginée dans les normes comme ICA-Req Moreq d’un continuum dans le cycle de vie. Cela n’est pas sans poser problème, nous y reviendrons, mais c’est en tout cas comme cela que fonctionnent aujourd’hui nos outils, tout particulièrement dans notre sphère publique française ;
• Ces sujets de collecte ont évidemment des liens avec le records management mais ils s’avèrent infiniment plus ténus que ce qu’on a pu imaginer dans les années 2000-2010. En réalité, on est tout à fait capable de collecter sans avoir investi la gouvernance et la gestion documentaire et ce n’est pas parce qu’on a beaucoup investi la gouvernance et la gestion documentaire qu’on se garantit une collecte qualitative. En d’autres termes, plus on avance, plus la question de savoir où faire porter l’effort se pose.

C’était vraiment le sens du titre que j’avais proposé pour cette intervention « gouvernance des données et collecte des archives » : meilleures amies car, a priori, on imagine évidemment qu’une bonne gouvernance des données donne des archives de bonne qualité mais sœurs ennemies dans la mesure où le temps consacré à l’une ne se retrouve pas dans l’autre et s’avère même parfois contre-productif.

Ainsi, quand on réfléchit aux impacts du numérique sur l’identité de l’archiviste, il me semble qu’on a fait depuis vingt ans un grand détour par ces sujets de gouvernance, pour peut-être finalement en revenir ou en tout cas, remettre l’archiviste à sa juste place dans son organisation. Finalement, c’est peut-être cela que trahit la chronologie de la bibliographie et le degré de connaissance des normes : le sujet de la gouvernance et de la gestion de l’information nous a permis de pousser les limites et d’en revenir à une forme de cœur de métier (1).

Comme souvent, le numérique nous pousse à interroger et à définir plus précisément les sujets !

SR

Merci pour votre lecture!

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(1) Cette conclusion est un peu synthétique, je reviendrai sur cette idée dans de prochains articles.