Un cas d’usage comparé de collecte bureautique

Récemment, je vous ai proposé un début de réflexion sur les arborescences bureautiques, ces blobs numériques que nous avons bien du mal à appréhender. Je voudrais ici illustrer ce propos avec une expérience de collecte récente.

Le cas d’usage est le suivant : le service « Assemblée » d’une collectivité organise chaque mois depuis 2019 une commission thématique à destination des élus de son territoire. La commission fait l’objet d’une convocation des élus avec ordre du jour, d’un enregistrement vidéo, d’un compte rendu. Il peut y avoir des supports de présentation produits à cette occasion et des documents « sur table » transmis aux participants. Comment s’y prendre pour collecter ?

Il se trouve que, dans le contexte en question, deux opérations de collecte de cette source ont été menées plus ou moins en parallèle pour des raisons qu’il n’est pas utile de développer ici. Toutefois, cela nous a permis de comparer les approches et d’en tirer quelques conclusions intéressantes.

A noter : le cas a été modifié de façon à être complètement anonymisé.

Méthode n°1 : la collecte passive

Le service « Assemblée » est dans une situation difficile sur le plan des ressources humaines, il est en outre soumis à une cadence de travail importante. Le service Archives dispose d’un accès direct au serveur bureautique du service « Assemblée ». Avec l’accord du service Assemblée, l’archiviste s’est donc connecté à ce serveur et a récupéré les dossiers existants pour la commission. Une première analyse du contenu pose alors très vite quelques difficultés :

• Il manque des années et, pour certaines années, des mois ;
• Pour un dossier de commission, il manque parfois l’une des typologies ;
• Certaines typologies existent sous plusieurs versions, pas faciles à identifier pour un extérieur (par exemple : version complète / version diffusée / version finale) ;
• Les intitulés de fichiers sont hétérogènes et pas toujours compréhensibles sans ouverture du contenu ;
• Les enregistrements vidéos ne sont pas là.

L’archiviste essaie alors de consulter les documents, de renommer et de reclasser les documents mal rangés, mais le travail s’avère fastidieux, chronophage et, malgré ses efforts, les dossiers restent incomplets sans que l’on puisse en expliquer les raisons.

Méthode n°2 : la collecte active

Sollicités pour accompagner ce projet, nous proposons de suivre la méthode développée par mintika (fiche mémo à retrouver ici). Informés des difficultés rencontrées par l’archiviste, dans un premier temps, nous refusons de consulter l’arborescence. Nous commençons en revanche par rencontrer le service Assemblée et, plus précisément la personne en charge de la commission. Lors d’un rendez-vous d’une heure, elle nous explique :

• L’historique de la commission et de son secrétariat, l’organisation et le déroulement d’une commission (processus métier)
• Les documents produits : qui les rédige, ce qu’elle reçoit (et ne reçoit pas), comment elle les classe, les différences entre les versions… (processus documentaire)

En quelques minutes, nous comprenons pourquoi les dossiers sont lacunaires (le secrétariat de la commission n’a pas toujours été au service Assemblée, sa prédécesseur a en outre été absente un moment) et nous commençons à pister les documents manquants (les enregistrements notamment).

Spontanément, elle indique qu’elle sait où trouver les documents manquants et qu’il serait facile de compléter les dossiers. Elle nous explique également où se trouvent les enregistrements, nous informe sur leur usage (enregistrement pour compte rendu) et nous alerte sur leur faible qualité. Elle constate avec nous les problèmes d’organisation de l’arborescence, plus importants que ce qu’elle imaginait.

Nous profitons de l’entretien pour aborder la question du versement, de l’élimination des documents après versement et de la structuration des dossiers futurs. Je passe quelques étapes mais, deux semaines plus tard, nous recevons des dossiers bien plus complets et organisés que dans le cas n°1. Il nous reste encore du travail de préparation mais nous savons ce que nous avons « en stock » et nous pouvons documenter les lacunes.

Conclusions

Ce cas d’usage – légèrement modifié pour l’anonymiser mais guère caricaturé – est emblématique des situations que nous rencontrons régulièrement. Aller voir l’arborescence est un réflexe logique et rassurant (c’est ce que l’on faisait dans le papier) mais qui, ici, mène à une perte de temps et à une collecte de faible qualité. Dans le deuxième cas, nous rentrons dans le sujet avec un guide (le producteur) qui constate, en même temps que nous, l’état de ses dossiers et propose spontanément de l’améliorer.

Alors, bien sûr, tout n’est pas rose : il reste des lacunes et des problèmes dans les dossiers fournis à la fin. Toutefois, le producteur s’est impliqué dans le travail et a réalisé la part qui, en réalité, ne peut être confiée à personne d’autre que lui. Du côté des archivistes, c’est une collecte plus efficace en temps et bien plus satisfaisante en qualité. Cela nous a permis de nous concentrer sur les vraies questions posées par ce versement (la sélection des enregistrements vidéos, les formats de certains fichiers, le choix de la structuration intellectuelle, la constitution de l’instrument de recherche) plutôt que sur des questions insolubles à l’échelle de l’archiviste (quelle version conserver entre la version finale et la version définitive ?).

Cet exemple vous semble sans doute caricatural et, pourtant, combien de fois se vérifie-t-il ? En tant qu’archiviste, nous avons peur de la perte et c’est bien normal, alors nous préférons collecter « au moins quelque chose » même si ce quelque chose n’est pas terrible. Mais, dans l’immensité du blob numérique, collecter « au moins quelque chose » me semble utiliser beaucoup d’énergie sans faire grand sens.

A suivre…

SR

Merci pour votre lecture!

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