8 octobre 2021

Transfert de versement d'un SAE intermédiaire à un SAE définitif.

Le Comptoir by mintikaCatégorie: Archivage numériqueTransfert de versement d'un SAE intermédiaire à un SAE définitif.
ClaireDi demandée il y a 2 semaines

Bonjour,
De plus en plus de service « d’archivage intermédiaire » commencent à acquérir des SAE par le biais de prestataires en tiers archivage. Etant nous-mêmes service d’archivage définitif, nous allons donc être amené à faire verser certaines archives dans notre SAE.
Je me pose les questions suivantes : 

  • Le transfert des SIP est transparent pour les services producteurs qui pour faire simple, chargent un dossier zippé et renseignent quelques métadonnées obligatoires. Cela signifie que même si le service dispose d’un archiviste, ce dernier ne voit pas passer ces SIP. Nous pourrons essayer de donner des préconisations de formats, de nommage ou encore d’organisation des données, mais sans aucune assurance que cela soit suivi.

Est-ce que vous pensez qu’il est pertinent de retraiter ces paquets avant de les faire entrer dans notre SAE? 

  • En terme de scénario d’archivage, est-ce qu’il est plus simple de récupérer directement les SIP le plus tôt possible, en même temps que leur entrée dans le SAE « intermédiaire » (en quelque sorte, double versement) ou transférer les paquets déjà entrés (les SAE sont Vitam et As@lae) au moment de la fin de la DUA?

Merci
Claire Di Mascio (AD69)

1 Réponses
admin admin personnel répondue il y a 2 semaines

Bonjour Claire,
Merci pour votre question!

Avec le développement de l’archivage numérique, y compris au sein des administrations productrices, le cas que vous mentionnez de versements d’un SAE « intermédiaire » vers un SAE « définitif » est évidemment amené à se généraliser.
Comme vous le notez, les besoins d’archivage (structuration documentaire, description des archives, métadonnées de gestion…) peuvent varier selon que l’on est dans l’un ou l’autre cas. Les services producteurs ont généralement le souhait d’archiver « facilement » et donc avec le moins de travail possible sur la structuration et les métadonnées alors que les services d’archives définitives sont plus exigeants afin de garantir l’accès et la pérennisation. Pour compliquer encore un peu plus la situation, le transfert d’un SAE vers un autre SAE n’est jamais neutre, surtout si les produits logiciels ne sont pas les mêmes : les implémentations, voire les versions, de SEDA varient d’un produit à l’autre, des éléments techniques d’interopérabilité entrent en ligne de compte et on pourrait vouloir aller jusqu’à une réversibilité au sens 42-013 du terme avec transfert des éléments de trace par exemple.
Partant de ce constat, il est évident que les AIP « intermédiaires » ne seront pas les AIP « définitifs ». Il y a donc deux scénarios possibles qui sont ceux que vous mentionnez :

1. Soit le service d’archives définitives retravaille les DIP sortant du SAE intermédiaire pour les transformer en SIP « définitifs ». Ce scénario présente au moins deux écueils : une rupture dans la chaîne de confiance d’une part et un risque lié au fait que plus on tarde à préparer les versements définitifs, plus les risques sont importants de perdre de l’information de contexte (disparition du producteur, des connaissances du processus et des archives, etc.) d’autre part.

2. Soit on double l’archivage avec un versement d’archives intermédiaires et un versement d’archives définitives en parallèle.
Dans les deux cas, il y a bien un double travail de préparation des versements ! La seule différence est le moment auquel est réalisé ce travail (en fin de DUA dans le cas 1 / en fin de DUC dans le cas 2).

Peut-être existe-t-il une troisième voie ? Elle consisterait à s’interroger sur la pertinence de la théorie des trois âges dans l’environnement numérique. Ainsi, plutôt que de considérer les archives intermédiaires puis les archives définitives, on distinguerait dès la production des documents un archivage de conservation définitive assuré par les services d’archives définitives et un archivage des éliminables à terme (à verser dans un SAE tiers-archivé ou propre au service producteur). On pourrait ainsi s’économiser une double préparation, être aussi exigeant que nécessaire sur la qualité des archives et métadonnées versées en conservation définitive et (beaucoup) moins regardant pour les éliminables à terme.

En espérant avoir répondu à votre question et à votre disposition bien sûr pour en reparler.
 
Stéphanie Roussel