Dans le billet précédent, nous présentions de manière synthétique le SEDA ainsi que son implémentation dans le SAE. Cette nouvelle publication de notre cycle dédié à VITAM est consacrée aux différents modes d’organisation intellectuelle disponibles dans le système, permettant de répondre aux besoins métier des archivistes.
Décrire les archives est absolument indispensable mais n’est pas une fin en soi. Les professionnels se chargent de ce travail pour permettre à une communauté d’utilisateurs d’accéder aux archives. Dans le cas du numérique, le besoin de description reste important et de nombreuses analogies avec le papier peuvent être relevées. A titre d’exemple, un bordereau de versement est parfois assimilé à un instrument de recherche. Par extension, le bordereau de transfert SEDA versé dans le SAE contient également des informations de description indexées par le moteur de recherche de manière à permettre l’accès aux archives.
Comment VITAM permet de décrire les archives ?
VITAM a créé des concepts très inspirés de la description archivistique telle que définie dans des normes comme ISAD-G :
- L’arbre de positionnement, que l’on peut globalement assimiler à un cadre de classement
- Le plan de classement qui permet d’organiser un ensemble cohérent d’archives (paquet d’information, fonds)
qui partagent des points communs :
- Ils correspondent à des ensembles logiques hiérarchisés présentées sous forme arborescente ;
- Ils permettent de faciliter l’organisation et la recherche des dossiers, documents et données ;
- Ils sont structurés en SEDA 2.1.
L’intégration de ces objets intellectuels confère une grande souplesse au SAE pour répondre à de nombreux cas d’usages métier. Le tableau suivant synthétise leurs principales caractéristiques :
Pour conclure le billet, nous proposons de reprendre l’exemple présenté dans notre publication traitant de la mise à jour des paquets dans VITAM. Il est possible dans ce contexte de structurer les informations de la manière suivante :
Pour en savoir plus, consultez la documentation suivante.