VITAM est une solution destinée à gérer la pérennisation des archives sur le long terme. Mais elle est également tout à fait pertinente pour réaliser de l’archivage courant et intermédiaire, car elle offre des fonctionnalités de traçabilité et de gestion du cycle de vie très adaptées à ce type de besoin.
Dans ce cas là, il sera souvent intéressant de verser des documents au fil de l’eau ou de compléter des ensembles intellectuels déjà déposés dans le SAE. Cette fonctionnalité est nativement disponible dans le produit s’appuyant sur la logique arborescente et sur les dispositifs de références présents dans le SEDA.
Pour bien comprendre le fonctionnement de VITAM en la matière, nous proposons de prendre pour exemple un dossier de ressources humaines. Supposons qu’une application métier verse régulièrement de nouvelles pièces dans le SAE. L’interfaçage entre les deux applications peut se faire par l’échange d’un identifiant unique créé par le SAE lors du premier versement et partagé avec l’applicatif métier lors des échanges ultérieurs.
Ainsi pour finaliser la présentation de cet exemple en contexte, un dossier d’agent pourrait être versé dans VITAM en plusieurs étapes correspondant à son cycle de vie dans l’application de production :
Il est par ailleurs possible de mettre à jour les métadonnées associées aux archives conservées dans le système en respectant les contraintes imposées par le modèle de données inspiré par le SEDA. A ce sujet, un champ de date devra par exemple correspondre à un type technique date. Cette opération de mise à jour peut être réalisée de manière unitaire ou en masse via l’interface de démonstration ou les interfaces techniques.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la documentation suivante.