Au cours du mois d’avril 2020, mintika a proposé trois séances d’introduction découverte en ligne sur la préparation des versements de flux automatisés. Ces séances ont rencontré un vif succès, signe de l’intérêt que porte la communauté de l’archivage numérique à ce sujet.

Lors de ces séances, nous avons présenté en détail la méthode et les outils mis au point par mintika au fil des nombreux projets de versements menés ces trois dernières années. En effet, la préparation des données pour archivage est un sujet exigeant, souvent plus complexe qu’il n’y paraît, qui demande à la fois de la méthode, des compétences archivistiques et des savoir-faire techniques ainsi qu’une bonne disponibilité des équipes projet.

La méthode

Analyser les données et le contexte pour choisir le scénario d’archivage

Comme dans tout processus de collecte d’archives, le travail sur un flux doit démarrer par une phase d’analyse des données et du contexte afin de choisir le scénario d’archivage le plus adapté à la situation et aux archives en question. L’expérience montre qu’il n’y a pas de choix « automatique » et l’on peut ainsi automatiser le versement d’un flux de données non structurées (cas des délibérations) tout comme réaliser des versements ponctuels de données structurées (cas de la matrice cadastrale).

Quel que soit le scénario retenu, il est essentiel que le choix procède d’une analyse fine et complète basée sur un ensemble de critères métier, archivistiques et techniques. Le scénario doit définir plusieurs éléments tels que le mode de versement (automatisé / manuel) ou la forme de l’archive (données brutes, bureautique…).

Pour réaliser ce travail, mintika a créé des grilles d’analyse des flux et des outils d’évaluation des scénarios afin de définir, au cas par cas, le scénario le plus intéressant dans le contexte donné.

Spécifier le versement : des ateliers de travail à l’interopérabilité technique

Lorsqu’un scénario est choisi, le travail de spécification du versement peut démarrer. La spécificité de ce travail est qu’il doit impérativement associer le service métier, le service archives et le service informatique et avancer sur plusieurs sujets de façon parallèle.

Au fil des projets, mintika a développé une méthode et des outils spécifiques pour conduire ce travail de spécification pas à pas, de façon à n’omettre aucun élément important et à aboutir à des spécifications réalistes et réalisables.

Cette méthode permet de travailler parallèlement sur :

• La modélisation du processus métier et du processus documentaire associé ;
• La description du contexte technique (SI et pré-requis SAE) ;
• La description du dossier type (plan de classement et description des typologies documentaires) ;
• La définition des besoins d’archivage (définition de la cinématique d’archivage, règles de gestion, définition des durées de conservation et sort final, besoins de description, besoins d’accès…).

L’exemple des délibérations

Modéliser les processus métier et documentaire pour faire les bons choix d’archivage

Pour illustrer et dérouler cette méthode, nous avons choisi de travailler lors des introductions découvertes sur le flux des délibérations, de leur élaboration à leur exécution. La modélisation de ce processus et du processus documentaire associé montre que l’archivage des délibérations ne peut se résumer à l’archivage du flux @ctes (dématérialisation de la transmission des actes au contrôle de légalité) sans omettre une partie importante du fonds documentaire. Or, seule la modélisation complète du processus permet de mettre cela en lumière et d’effectuer les bons choix d’archivage.

Définir les besoins d’archivage et le dossier type

De ce travail de modélisation découle ensuite la définition du dossier-type que l’on souhaite archiver. Le dossier-type doit modéliser à la fois la structure arborescente du dossier à archiver (plan de classement logique) ainsi que les typologies de documents ayant vocation à se trouver dans ce dossier.

Ce travail doit en outre être irrigué en permanence par les besoins d’archivage que l’on aura définis en parallèle et par la faisabilité technique. De cette façon, on travaille à la définition d’un modèle concret et réalisable prenant en compte les contraintes de l’interopérabilité.

Architecture et interfaçage technique

Tout au long du travail de modélisation et de définition des besoins d’archivage et du dossier-type, le contexte technique devra être pris en compte, de même que les exigences et les capacités techniques du Système d’archivage électronique cible. A l’issue de ce travail, un schéma d’architecture technique peut alors être produit pour définir les interactions entre les différents outils du SI qui vont être sollicités au cours du versement et le SAE.

Enfin, l’ensemble des choix et des exigences d’archivage doivent être traduits dans un profil d’archivage SEDA et dans la constitution d’un paquet d’information à verser (SIP) test.

Cette étape est la dernière du travail méthodologique. Elle permet de produire un ensemble de spécifications qui doivent ensuite être développées et/ou intégrées pour mettre en œuvre le flux d’archivage.

Pour aller plus loin

• Participez à nos prochaines formations, en ligne ou en présentiel :

Les bases du SEDA et la rédaction d’un profil d’archivage simple (1 jour)

Prochaine session en ligne le 5 juin 2020. Inscription ici.

Préparer un versement d’archives bureautiques (2 jours)

Prochaine session en présentiel à Paris les 29 et 30 juin 2020. Inscription ici.

Préparer le versement d’un flux automatisé (2 jours)

Prochaine session en présentiel à Paris les 24 et 25 septembre 2020. Inscription ici.

• Contactez-nous via contact@mintika.fr pour une présentation complète de la méthode et une adaptation à votre contexte et à vos flux !